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Warum gibt es diese automatische Mailadresse überhaupt und wieso sieht sie so aus?

Werden Mails über ein Skript oder ein Plugin von einer Domain mit der automatischen Mailadresse webmaster-SUBDOMAIN@fau.de gesendet werden, bietet dies den Vorteil, dass im Falle eines Fehlers eindeutig und schnell erkennbar ist, von wlecher Domain diese Mails ausgingen. Dies wäre bei anderen Mailadressen nicht der Fall.

Warum bin ich überhaupt auf der Verteilerliste?

Hinsichtlich Webauftritte gibt es die sowohl vertraglich, als auch über die UL festgelegte Regelung, dass jederzeit ein administrativer Ansprechpartner erreichbar sein muss. Die automatisch eingerichtete Verteilermailadresse webmaster-SUBDOMAIN@fau.de gewährleistet dies, da sie automatisch an alle Personen geht, die bei einem CMS die Rolle Administrator tragen (und durch diese Rolle Verfügungsgewalt und unbeschränkte Änderungsmöglichkeiten über den gesamte Webauftritt haben). Wenn Personen diese Rolle nicht tragen wollen oder sollen, ist die Lösung schlicht die Zuteilung einer anderen Rolle. Beispielsweise die Rolle Redakteur, mit der ebenfalls alle Inhalte veröffentlicht werden können. Auch für diese Mails ist Seitens der Empfänger eine individuelle Filterung möglich und auch sinnvoll.

Warum kann ich nicht einfach eine Mailadresse wie discard@fau.de oder noreply@fau.de eintragen?

– Jeder Empfänger eine Mail aus der FAU muss die Möglichkeit haben, den Absender oder involvierte Personen für Rückfragen zu erreichen und zu identifizieren. Somit ist eine Discard-Absenderadresse eher ungeeignet, da dies eine Barriere für den Empfänger darstellt. Zudem ist zu beachten, daß eine eher unpersönlich gestaltete Mail mit anonymer Absenderadresse ebenfalls Gefahr läuft, als Spam oder Phishing einsortiert zu werden.

– Zu beachten ist der Unterschied zu weiteren Angaben einer Mail, die man hier nutzen kann und sollte: So zum Beispiel Reply-To und Errors-To.  Diese können dazu genutzt werden, um Mails im Fehlerfalle zu kanalisieren.

Ich möchte die Mails die an die Webmaster-Verteileradresse gehen, nicht in meiner Mailbox bekommen. Das sind zu viel!!

Jeder Empfänger von Verteilermailadressen kann bei einer Maillast oder zur Organisation seines eigenes Postfaches jederzeit eigene Mailfilter einrichten. Nutzer von Exchange können über die automatische Verarbeitung solche Mails ganz einfach in ein eigenen Ordner verschieben oder andere Aktionen ausführen lassen.

Welche Absendeadressen kann und sollte ich bei Formularmails eintragen?

– FAU-Mailadressen von Personen sind problematisch, da diese nicht validiert oder zertifiziert werden können und es damit die konkrete Gefahr gibt, dass Mails in den Namen von Personen gesendet werden, die davon nichts wissen.

– Für Mails, die automatisiert von Webauftritten ausgehen sollen, sollte daher entweder die automatisch erstellte Verteilermailadresse webmaster-SUBDOMAIN@fau.de verwendet werden oder eine eigens eingerichtete Verteilermailadresse oder eine Funktionsadresse.

Warum ist es nicht möglich beliebige Mailadressen als Absender von Formularmails einzutragen?

– Wenn ein Webserver, wie bspw. ein CMS Server, eine Mail mit falschen und nicht validierbaren Absendemailadressen sendet, kann es geschehen, dass der empfangene Mailserver bzw. der zugehörige Provider, unsere Server und damit alle Mailadressen der FAU pauschal temporär oder dauerhaft blockt; oder noch schlimmer, auf eine der gängigen Blockfilter setzt, die von weiteren Providern genutzt werden.

– Wird als Absender eine Mailadresse einer fremden Domain eingetragen, führt dies fast zwangsläufig zu einer Abweisung der Mail oder im schlimmsten Fall zu einer Blockade des sendenden Servers und dessen Maildomain. Also in unserem Fall von @fau.de .

– Ebenso ist der Massenversand von Mails problematisch und kann ebenfalls dazu führen, dass die Mailserver der FAU auf entsprechende Block-Listen landen. Daher sind die Mailserver so konfiguriert, dass sie von den Webservern nur eine gewisse Anzahl von Mails pro Stunde akzeptieren und versenden. Grundsätzlich sollten daher auch niemals Massenmails (d.h. mehrere Dutzend oder Hunderte Adressaten) ohne Rücksprache und ohne die Dienste der Postmaster (nicht die Dienste des Webteams) versendet werden.